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汽车学院团学资料管理规定

作者:时间:2015-11-11点击数:

为确保团总支学生会工作规范、高效、有序的进行,为以后的工作提供必要的参考资料,特制定这些规定。

1、档案管理范围:

1)各部门每月和每学期计划、总结;

2)各部门举办活动的计划、总结及有关资料;

3)团总支学生会各部门理事、干事档案;

4)日常工作文件夹;

5)各部门活动参获奖名单、工作人员名单、观众名单;

6)其他有关资料(联系方式、出席会议资料等)。

2、学期初始,人员确定以后,一周内向主席团及辅导员办公室提交一份部门全体人员名单,由辅导员办公室存档管理。以后如有人事变动,及时做变更调整。

3、各部门每个月和每学期始末各做一份完整的学期工作计划和工作总结,统一交由辅导员办公室归档处理。

4、各部门举办活动要有详尽的计划书及预算申请,活动结束后要在三天之内完成活动总结,并整理好全部的书面资料(包括宣传资料、照片、有关表格等),以及存档于部门文件夹以便于管理。

5、对活动中计划书、申请书、报告总结及具体的活动安排做重大调整,必须以书面形式向老师提交详细的报告说明,经辅导员审后方可,原文件复印备份由办公室保管。

6、各部门参获奖名单、工作人员及观众名单每月统计整理上交秘书处留档。

7、为方便工作,各部门可参考部门文件夹中的历史文件档案,但需要做借阅记录,并及时归还,相关工作人员要做好相应的记录。

8、无特殊情况,所有文件都必须提交书面版式一份,书面版式经部长签了字之后入本部门文件夹中管理。

9、团学每年换届的时候,以往文件移交下届主席团做参考。